お悔やみをメールで送るのは失礼にあたるという考えはひと昔前のことです。
メールが普及した現代では、直接お悔やみをお伝えすることができないような場合にはメールで伝えることもありといえます。
マナーさえきちんと守れば良いのです。
また、社内メールで訃報を知った際にノーリアクションで通すよりは取り急ぎといった体でメールによりお悔やみを伝えることはかえって礼儀にかなっています。
お悔やみを伝える際には、お悔やみの気持ちと遺族の心身を思いやり労わる文章を簡潔にまとめましょう。
また、上司・部下・関係各位それぞれの立場でのメールの内容をまとめることが必要です。
訃報メールに返信する例文とは？社内で返す時のマナーについて
上司へのお悔やみメールの例文は次のような内容です。
『○○部長 お疲れ様です。（所属部署名）の○○です。
この度はお身内にご不幸があったとうかがい、突然の訃報に大変驚いています。
心よりお悔やみ申し上げます。心身ともにお辛い時期、お体を損なわれることがないようご自愛ください。
また、私たちでもお手伝いできることがありましたらいつでもご連絡ください。
（部署名）』
社内報で訃報を知ったらできるだけ早いタイミングでお悔やみを伝えましょう。
その際に件名には『お悔やみ申し上げます』といったお悔やみメールであることを入れましょう。
ご遺族は葬儀の準備に追われ様々な連絡が次々に入っている時期です。
そんな時ですので、なんの要件のメールであるのか、件名ではっきりわかるように示す配慮をしたいものです。
また、メールを送る際には何かのメールの返信扱いで作成するのではなく、新規扱いのメール作成で行ってください。
メールの内容に忌み言葉である「重ねことば」など不幸が重なる・連なることを連想させる言葉は 使わないことも肝心です。
訃報メールの返信は相手によっても変えよう！取引先へ送る内容とは？
お悔やみメールは送る相手との関係によっても内容を変えるべきです。
例えば社内・上司・同僚に送る場合には『この度は心からお悔やみ申し上げます』となるべく短い文章で作成します。
また文末には遺族への配慮も忘れずに。
社外や取引先相手には『○○様（故人）の突然の訃報に大変驚いております』から始め、文末にお悔やみの気持ちを盛り込みます。
友人に対してはあまり丁寧過ぎず、寄り添う気持ちをはっきり示し『困ったときはいつでも声をかけてください』といつでも友人として協力する気持ちを表します。
お悔やみメールはあくまで思いやりを伝えることが前提です。
またよく使われる『ご愁傷様』という言葉ですが、これは口頭で伝えることが多いものです。メールなどでは『お悔やみ申し上げます』ととした方がより感じが良く受け取られます。
メールは一旦送ってしまうと訂正が利きません。丁寧にお悔やみの気持ちを伝えるメールをおくるよう心がけましょう。
まとめ
社内報で訃報メールを受け取ったら、とりあえずすぐに『お悔やみ』を伝えるよう心がけましょう。
使ってはいけない言葉さえ使わなければ問題はありません。
何も知らなかった振りをする方がかえって信頼感を損ねることにもなります。
ビジネスマナーを守り大人な対応を心がけましょう。
